Digitale Archivierung – ganz einfach mit dem Komplettsystem „BvLArchivio“

Daniel — Wed, 28 Oct 2009 15:59:08 +0000

Internetrecherchen gehören heute zu Routineaufgaben in jedem Büro. Mit Recherchen im eigenen Informationsbestand verhält es sich dagegen oft nicht viel anders als noch vor Jahrzehnten – wenn nach Schriftstücken und Dokumenten in Ordnern und Archiven zeitaufwendig gesucht werden muss. Dabei steht mit „BvLArchivio“ nun erstmals ein Komplettsystem für die digitale Archivierung bereit, mit dem sich Informationen so bequem und schnell auffinden lassen wie mit einer Google-Recherche.

BvLArchivio überzeugt nicht nur durch einfache Handhabbarkeit, sondern bietet zudem immense Kostenvorteile und ein Höchstmaß an Datensicherheit – und ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Die Vielzahl dieser Pluspunkte hat dazu beigetragen, dass BvLArchivio auf der „DMS EXPO“, Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement, mit dem Innovationspreis ausgezeichnet wurde.

Was ist der Clou?

BvLArchivio ist das erste Fertigbox-System für die digitale Archivierung. Nach dem Prinzip „Plug and play“ wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich. Der enorme Schulungs-, Zeit- und Kostenaufwand, der sich normalerweise ergeben würde, entfällt also komplett.

Ohne Nachbearbeitung – einfach und schnell

Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung. Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat „PDF-a“. Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen.

Hoher Datenschutz inklusive

Durch einen Umstieg auf BvLArchivio lässt sich zudem eine empfindliche Sicherheitslücke dauerhaft schließen. Eine Besonderheit an BvLArchivio ist nämlich, dass das Betriebssystem auf einer integrierten Festplatte bereits vorhanden ist. Der sonst übliche unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen – sei es durch eigene Mitarbeiter oder externe Spezialisten – entfällt.

BvLArchivio ist nach IDW PS 880 zertifiziert und entspricht allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab 99 Euro monatlich ist das System zu haben – umfassender Herstellerservice inklusive.

Weitere Informationen unter: www.BvLArchivio.com

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